We maken bij Nidos onderscheid tussen jongerendossiers (pedagogische dossiers voor voogdij en gezinsvoogdij) en opvanggezin(OWG)-dossiers. De jongerendossiers gaan over de individuele jongeren of over de jongere en zijn gezin, de opvanggezin-dossiers gaan over de opvangouders die we begeleiden in het kader van Opvang en Wonen in Gezinsverband (OWG). Het opbouwen en bewaren van alle gegevens doen we veilig en conform alle strenge privacywetten en -regels. Daarnaast hebben we speciale procedures voor het opvragen en vernietigen van dossiers.
We zijn wettelijk verplicht om van zowel jongeren als opvanggezinnen dossiers op te bouwen. Er zijn wel verschillen in hoe we dat precies doen. We lichten ze hieronder toe.
Het jongerendossier (ook digitaal)
Wat staat er in een jongerendossier?
In een jongerendossier bewaart Nidos de gegevens die zij nodig heeft om de (gezins)voogdijtaak goed te kunnen uitvoeren. Het doel van een jongerendossier is het effectief, efficiënt en verantwoord kunnen uitvoeren van deze (gezins)voogdijtaak, alsmede het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen als (gezins)voogd.
Bewaartermijn jongerendossier
Een jongerendossier blijft bij Nidos na afsluiting van de laatste maatregel nog een jaar beschikbaar voor het afronden van zaken die van belang zijn voor de pupil en eventuele procedures en/of verklaringen die voor de jongere van belang zijn.
Sinds eind jaren 90 gelden bij afsluiting van een jongerendossier vervolgens de volgende richtlijnen: na dat eerste jaar wordt het dossier bewaard in een beveiligde setting en is het alleen toegankelijk voor een beperkt aantal medewerkers van Nidos die hier vanuit hun taak/functie toegang toe moeten hebben.
Op verzoek van en/of met toestemming van de jongere kan het dossier, of onderdelen daarvan, worden opgevraagd via de procedure die daarvoor is ingesteld. De bewaartermijn is vijftig jaar na de meerderjarigheid van de jongere.
Vernietigen jongerendossier
Indien echter door de jongere of de gezaghebbende over die jongere (als die jongere jonger was dan 16 jaar) schriftelijk opdracht is gegeven voor vernietiging van het dossier, dan wordt dat dossier na het afrondingsjaar vernietigd. Dat gebeurt ook volgens de procedure die Nidos daarvoor heeft vastgesteld. Dat geldt zowel voor het fysieke als voor het digitale deel van het dossier, behoudens de ‘harde’ gegevens die voor de financiële controles volgens de wet zeven jaar moeten worden bewaard. De juridische afdeling bewaart de opdracht tot vernietiging tot de bewaartermijn is verstreken.
Opvanggezin (OWG)-dossier (ook digitaal)
Wat staat er in een opvanggezin (OWG)-dossier?
In een OWG-dossier bewaart Nidos de gegevens die zij nodig heeft om de taak als plaatsende instelling goed te kunnen uitvoeren en verantwoorden. Het doel van een OWG-dossier is het effectief, efficiënt en verantwoord kunnen uitvoeren van deze taak, alsmede het goed kunnen begeleiden van het gezin en voldoen aan wettelijke verplichtingen als plaatsende instelling.
Bewaartermijn opvanggezin-dossier
Een OWG-dossier blijft bij Nidos na het vertrek van de laatst geplaatste jongere nog beschikbaar voor eventuele volgende plaatsingen. Indien een gezin niet langer beschikbaar zal zijn voor plaatsingen wordt het dossier afgerond en als afgesloten geregistreerd. Standaard worden deze dossiers nog tot zeven jaar na het aflopen van de laatste plaatsing bewaard. Het eerste halfjaar is voor het afronden van zaken die van belang zijn voor de OWG-opvangouders en daarna nog voor het kunnen verstrekken van eventuele verklaringen die voor hen van belang zijn.
Vernietigen opvangoudergezin-dossier
Indien echter door de OWG-opvangouder(s) schriftelijk opdracht wordt gegeven voor vernietiging van het dossier worden na dat eerste halfjaar (na afloop van de laatste plaatsing) alle gegevens uit het dossier vernietigd. Nidos bewaart dan alleen nog die gegevens die verplicht gesteld zijn voor de financiële verantwoording aan subsidiegever, inspectie en Belastingdienst. Na zeven jaar worden ook deze gegevens vernietigd.
